Ochrana osobných údajov

Posledná aktualizácia: 5. novembra 2026

1. Kto sme

Slovak Game Developers Association, občianske združenie so sídlom Rudavská 9255/32, 841 06 Bratislava, Slovenská republika, IČO 45791724 (ďalej len „SGDA“ alebo „my“), je prevádzkovateľom osobných údajov opísaných v týchto zásadách.

S otázkami, žiadosťami týkajúcimi sa osobných údajov alebo odvolaním súhlasu sa môžete obrátiť na:

Kontaktná osoba pre ochranu osobných údajov: Maroš Brojo
E-mail: hello@sgda.sk
Poštová adresa: Slovak Game Developers Association, Rudavská 9255/32, 841 06 Bratislava, Slovenská republika

Tieto zásady vysvetľujú, ako spracúvame osobné údaje pri registrácii na naše podujatia, podaní prihlášky spíkra alebo vyplnení formulára pre spíkrov, vystúpení na podujatí, prihlásení na odber našich správ alebo udelení súhlasu s fotografovaním či nahrávaním. Vzťahujú sa na príslušné formuláre na sgda.sk aj na formuláre Google Forms, ktoré používame prostredníctvom Google Workspace.

Tieto zásady môžu byť doplnené informáciami pre konkrétne podujatie, napríklad o spoluorganizátorovi alebo osobitných požiadavkách na vykazovanie. Iný organizátor môže byť samostatným alebo spoločným prevádzkovateľom; príslušné postavenie jednotlivých subjektov vysvetlíme pred zberom údajov pre dané podujatie.

2. Aké osobné údaje získavame

V závislosti od formulára a vášho zapojenia môžeme získavať:

Meno a priezvisko, e-mailovú adresu, firmu alebo organizáciu, pracovnú pozíciu a telefónne číslo.
Údaje o registrácii na podujatie, prihláške spíkra, účasti a súvisiacu korešpondenciu.
Údaje a materiály poskytnuté spíkrom, napríklad profesijný životopis, profilovú fotografiu, názov a anotáciu prednášky alebo prezentačné materiály.
Vašu podobizeň, hlas a vystúpenie zachytené na fotografiách alebo v záznamoch, ak ste s tým súhlasili.
Preferencie odberu newslettra a záznamy o udelení či odvolaní súhlasu alebo odhlásení z odberu.
Výnimočne informácie o alergiách alebo iné údaje o zdraví, ktoré sa rozhodnete poskytnúť na posúdenie požadovaného prispôsobenia podmienok účasti.
Fakturačné a platobné údaje, ak sú potrebné pri platenom podujatí, odmene spíkra alebo náhrade výdavkov.

Tieto informácie získavame predovšetkým od vás. Ak vás zaregistruje iná osoba alebo nám vo vašom mene poskytne vaše kontaktné údaje, príslušné informácie o spracúvaní vám poskytneme v lehote stanovenej GDPR, spravidla najneskôr do jedného mesiaca od získania údajov, prípadne už pri prvej komunikácii s vami alebo pri skoršom poskytnutí údajov inému príjemcovi.

Každý formulár označuje údaje potrebné na svoj účel. Nepovinné údaje poskytujete dobrovoľne. Do všeobecných textových polí neuvádzajte citlivé údaje ani osobné údaje iných ľudí, ak to nie je potrebné a nemáte na to oprávnenie.

3. Na aké účely údaje používame a aké sú právne základy

Registrácia a účasť na podujatí

Údaje potrebné na registráciu používame na jej vybavenie, správu účasti a kapacity, zabezpečenie prístupu na podujatie a zasielanie praktických informácií o ňom. Ak je spracúvanie nevyhnutné na uzavretie alebo plnenie našej dohody s vami, právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR. To môže platiť aj pri bezplatnom podujatí, ak registráciou vzniká dohoda o zabezpečení účasti.

Ak kontaktná osoba koná za firmu a sama nie je zmluvnou stranou, vychádzame z čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR v rozsahu nevyhnutnom pre náš oprávnený záujem na zabezpečení a administrácii účasti danej firmy. Posudzujeme vplyv na dotknutú osobu a primerane obmedzujeme rozsah používaných údajov.

Praktické správy o podujatí, na ktoré ste sa zaregistrovali, odlišujeme od newslettrov a pozvánok na iné podujatia.

Prihlášky spíkrov a zabezpečenie vystúpení

Formuláre pre spíkrov používame na posúdenie návrhov na vašu žiadosť, komunikáciu, zabezpečenie účasti a plnenie dohody s vami. Ak je spracúvanie nevyhnutné na tieto kroky alebo plnenie dohody, vychádzame z čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Pri zástupcoch zmluvných strán, ktorými sú právnické osoby, vychádzame z oprávneného záujmu na zabezpečení vystúpenia podľa čl. 6 ods. 1 písm. f).

Vaše meno, profesijné pôsobisko, pracovnú pozíciu a dohodnuté informácie o prednáške zverejňujeme, ak je to objektívne nevyhnutnou súčasťou dohodnutého verejného vystúpenia. Informujeme vás o tom pred dohodnutím účasti. Nepovinné profilové fotografie a nepovinné doplňujúce propagačné informácie o spíkrovi zverejňujeme na základe súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a).

Newsletter a pozvánky na ďalšie podujatia

Na základe vášho samostatného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR používame vašu e-mailovú adresu a meno, ak ste ho na tento účel poskytli, na zasielanie noviniek SGDA a pozvánok na ďalšie podujatia prostredníctvom Sender.net. Samotná registrácia na podujatie ani odoslanie formulára pre spíkrov vás neprihlasuje na odber marketingových správ.

Z odberu sa môžete odhlásiť pomocou odkazu v marketingovom e-maile alebo na adrese hello@sgda.sk. Odhlásenie nebráni zasielaniu nevyhnutných organizačných správ týkajúcich sa existujúcej registrácie alebo dohodnutého vystúpenia.

Fotografovanie a nahrávanie

Na vyhotovenie a zverejnenie fotografií z podujatia, na ktorých vás možno identifikovať, získavame samostatný súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR na účely uvedené pri jeho získavaní. Pri nahrávaných prednáškach získavame samostatný súhlas spíkra s nahrávaním a zverejnením. Získavame aj privolenie na zachytenie a použitie vašej podobizne a hlasu podľa príslušných slovenských pravidiel ochrany osobnosti.

Uvedené účely môžu zahŕňať informovanie o konkrétnom podujatí, propagáciu podujatí a aktivít SGDA alebo sprístupnenie prednášky ako vzdelávacieho materiálu. Pre odlišné účely poskytujeme samostatné možnosti voľby uvedené v príslušnom formulári.

Podľa vašich volieb môžeme príslušné materiály zverejniť na sgda.sk a na kanáloch spravovaných SGDA na platformách YouTube, X, Facebook, Discord, Instagram a LinkedIn. Každú ďalšiu webovú stránku podujatia alebo publikačný kanál uvedieme pred vyžiadaním súhlasu. Materiály zverejnené online môžu byť dostupné celosvetovo a tretie osoby ich môžu kopírovať alebo zdieľať.

Odmietnutie súhlasu s fotografovaním alebo nahrávaním nebráni účasti na podujatí ani vystúpeniu, ak je nahrávanie dobrovoľné. Samotná účasť neznamená súhlas. Prijímame praktické opatrenia, aby fotografi a nahrávacie tímy mohli rešpektovať vašu voľbu. Ak potrebujete pomoc, obráťte sa na organizačný tím. Otázky alebo príspevky z publika umožňujúce identifikovať konkrétneho účastníka nezahrnieme do zverejneného záznamu bez potrebného privolenia.

Súhlas so spracúvaním osobných údajov nenahrádza samostatnú autorskoprávnu licenciu potrebnú na prednášku, prezentačné materiály alebo iné chránené diela. Takúto licenciu dohodneme so spíkrom osobitne.

Alergie a prispôsobenie podmienok zo zdravotných dôvodov

Výnimočne sa vás môžeme opýtať, či chcete poskytnúť informácie o alergiách alebo iné údaje o zdraví na zabezpečenie konkrétneho prispôsobenia podmienok účasti. Tieto údaje získavame výlučne na základe výslovného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) a čl. 9 ods. 2 písm. a) GDPR. Používame len nevyhnutné minimum údajov a pred ich získaním vysvetlíme prípadné potrebné poskytnutie prevádzkovateľovi priestorov alebo poskytovateľovi stravovania.

Poskytnutie týchto údajov je dobrovoľné. Ak súhlas neudelíte alebo ho odvoláte, nemusíme byť schopní zabezpečiť požadované prispôsobenie, automaticky to však neruší vašu registráciu. Neuvádzajte diagnózy ani nesúvisiace zdravotné informácie.

Zákonné povinnosti, vykazovanie a právne nároky

Príslušné fakturačné, účtovné a iné záznamy spracúvame, ak to vyžadujú právne predpisy vrátane slovenského zákona o účtovníctve, na základe čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

Obmedzený rozsah údajov môžeme uchovávať na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov podľa čl. 6 ods. 1 písm. f). Naším oprávneným záujmom je ochrana práv SGDA a dotknutých osôb.

Ak je pri podujatí potrebná prezenčná listina alebo iné vykazovanie identifikovateľných osôb poskytovateľovi financovania, v informáciách pre konkrétne podujatie uvedieme príjemcu, požadované údaje, účel, dobu uchovávania a skutočný právny základ. Zmluva o financovaní sama osebe automaticky nevytvára zákonnú povinnosť poskytovať osobné údaje účastníkov. Ak identifikovateľné údaje nie sú potrebné, používame anonymné alebo súhrnné výstupy.

4. Komu údaje poskytujeme

Prístup je obmedzený na osoby a organizácie, ktoré údaje potrebujú na príslušný účel. Príjemcami môžu byť:

Poverení pracovníci SGDA, koordinátori podujatí a zmluvní spolupracovníci.
Google ako poskytovateľ Google Workspace, Google Forms a súvisiacich úložných a komunikačných služieb.
Websupport s. r. o. ako poskytovateľ hostingu sgda.sk.
UAB Sender.lt ako poskytovateľ newsletterovej služby Sender.net.
Fotografi, nahrávacie tímy, technickí dodávatelia, prevádzkovatelia priestorov a poskytovatelia stravovania len v rozsahu potrebnom na danú službu a na príslušnom právnom základe.
Spoluorganizátori podujatí a poskytovatelia financovania, ak je nevyhnutné poskytnutie vysvetlené v informáciách pre konkrétne podujatie a podložené príslušným právnym základom.
Účtovní, právni a iní odborní poradcovia a príslušné orgány, ak je poskytnutie nevyhnutné a zákonné.
Verejnosť a prevádzkovatelia príslušných platforiem, ak súhlasíte so zverejnením fotografií, profilov alebo záznamov.

Poskytovatelia služieb konajúci ako naši sprostredkovatelia musia spracúvať údaje podľa príslušných zmluvných podmienok spracúvania. Niektorí príjemcovia vrátane sociálnych platforiem a určitých partnerov podujatí konajú pri vlastnom spracúvaní ako samostatní prevádzkovatelia. Uplatňujú sa aj ich vlastné informácie o ochrane osobných údajov.

Registráciu na podujatie nepovažujeme za povolenie odovzdať sponzorom marketingový zoznam kontaktov. Poskytnutie sponzorovi na jeho vlastný marketing si vyžaduje samostatnú informovanú voľbu s uvedením sponzora a zamýšľaného použitia, pokiaľ nebol vopred osobitne určený a vysvetlený iný zákonný právny základ.

5. Medzinárodné spracúvanie

Používanie medzinárodných poskytovateľov a publikačných platforiem môže zahŕňať spracúvanie mimo Európskeho hospodárskeho priestoru vrátane Spojených štátov amerických. Nepredpokladáme, že všetky údaje zostávajú v EÚ len preto, že používame účet alebo dodávateľa so sídlom v EÚ.

Pri prenosoch, za ktoré zodpovedáme, závisia príslušné záruky od príjemcu a služby. Môže ísť o rozhodnutie Európskej komisie o primeranosti, ak sa vzťahuje na daného príjemcu a prenos, alebo o štandardné zmluvné doložky Európskej komisie spolu s potrebnými doplňujúcimi opatreniami. Podrobnosti o záruke pre konkrétny prenos a spôsobe získania jej kópie s prípadnými nevyhnutnými úpravami na ochranu dôverných informácií si môžete vyžiadať na hello@sgda.sk.

Informácie spoločnosti Google sú dostupné na https://policies.google.com/privacy a https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum/. Informácie služby Sender sú dostupné na https://www.sender.net/privacy-policy/. Informácie spoločnosti Websupport sú dostupné na https://www.websupport.sk/sukromie/.

6. Ako dlho údaje uchovávame

Uplatňujeme nasledujúce lehoty alebo kritériá, pričom údaje vymažeme skôr, ak to vyžadujú právne predpisy:

Údaje	Doba uchovávania alebo kritérium
Bežné registračné údaje účastníkov a organizačná korešpondencia	Najviac 12 mesiacov po podujatí; potom ich vymažeme alebo anonymizujeme, pokiaľ sa neuplatní konkrétna výnimka uvedená nižšie.
Neúspešné prihlášky spíkrov	Najviac 12 mesiacov po ukončení výberu. Dlhšie uchovávanie pre budúce príležitosti si vyžaduje samostatnú voľbu.
Záznamy o dohodnutých vystúpeniach spíkrov	Počas zabezpečovania a realizácie vystúpenia; následne uchovávame iba záznamy potrebné na zákonné povinnosti alebo právne nároky. Nepotrebné organizačné údaje odstraňujeme do 12 mesiacov po podujatí.
Údaje odberateľov newslettra	Kým pokračuje služba odberu SGDA a váš súhlas je platný, pokiaľ údaje nie sú skôr nepotrebné alebo neaktuálne. Zoznam kontrolujeme aspoň raz ročne a odstraňujeme kontakty, ktoré už neslúžia účelu odberu.
Vybrané zverejnené fotografie, nepovinné profily spíkrov a záznamy prednášok	Kým trvá konkrétny účel informovania o podujatí, propagácie SGDA alebo vzdelávacieho zverejnenia, na ktorý bolo udelené privolenie, a príslušné súhlasy a privolenia zostávajú platné. Pevný dátum skončenia nie je určený, ale aspoň raz ročne posudzujeme potrebnosť a aktuálnu relevantnosť a odstraňujeme už nepotrebné materiály. Odvolaním súhlasu sa končí spracúvanie založené na danom súhlase.
Nevybrané fotografie a nepoužité nahrávky	Najviac 12 mesiacov po podujatí, pokiaľ nie sú potrebné na prípravu dohodnutého zverejnenia alebo vyriešenie konkrétnej záležitosti; predĺženie zdokumentujeme a obmedzíme na danú potrebu.
Informácie o alergiách alebo prispôsobení podmienok zo zdravotných dôvodov	Do zabezpečenia požadovaného prispôsobenia, najneskôr 30 dní po podujatí, pokiaľ sa neuplatní konkrétna zákonná požiadavka.
Účtovné doklady podliehajúce zákonnému uchovávaniu	Spravidla 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa doklady týkajú, alebo inú dobu vyžadovanú príslušným zákonom. To neoprávňuje na uchovávanie celých registračných formulárov.
Dôkazy o súhlase a minimálne záznamy o odhlásení či zákaze zasielania	Kým sú potrebné na preukázanie súladu, rešpektovanie odhlásenia a riešenie nárokov v príslušných premlčacích lehotách. Prístup k týmto záznamom je obmedzený a nepoužívajú sa na pokračovanie marketingu.
Záznamy potrebné pre konkrétny nárok alebo povinné vykazovanie financovania	Do uplynutia príslušnej premlčacej lehoty, obdobia vykazovania alebo kontroly, prípadne do právoplatného skončenia príslušného konania. Uchovávame len potrebné záznamy. Osobitné lehoty vykazovania pri podujatí vysvetľujeme samostatne.

Bežné registračné údaje neuchovávame neobmedzene len preto, že vybraná fotografia alebo záznam podujatia zostáva zverejnený. Skutočne anonymné štatistiky možno uchovávať bez časového obmedzenia vyplývajúceho z pravidiel ochrany osobných údajov.

Vymazané údaje môžu dočasne zostať v záložných systémoch s obmedzeným prístupom do ukončenia príslušného cyklu mazania záloh. Pri obnovení zálohy opätovne uplatníme príslušné pokyny na vymazanie.

7. Vaše možnosti a práva

Za podmienok stanovených GDPR môžete požadovať prístup k svojim osobným údajom, ich opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania a prenosnosť. Prenosnosť sa uplatňuje pri automatizovanom spracúvaní založenom na súhlase alebo zmluve.

Proti spracúvaniu založenému na oprávnených záujmoch môžete namietať z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie. Proti priamemu marketingu môžete namietať kedykoľvek bez uvedenia dôvodu.

Ak je spracúvanie založené na súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať e-mailom na hello@sgda.sk alebo prostredníctvom dostupného mechanizmu na odvolanie súhlasu či odhlásenie. Odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním. Odvolaný súhlas spätne nenahrádzame iným právnym základom len preto, aby sme mohli pokračovať v rovnakom spracúvaní.

Pri zverejnených fotografiách alebo záznamoch podľa možnosti označte konkrétny materiál alebo pošlite odkaz. Používanie založené na súhlase ukončíme, materiál odstránime z kanálov pod našou kontrolou bez zbytočného odkladu a vykonáme ďalšie kroky vyžadované zákonom. Nemôžeme zaručiť stiahnutie už distribuovaných tlačených materiálov ani vymazanie každej nezávislej kópie tretej osoby; tým nie sú obmedzené naše povinnosti podľa GDPR.

Na žiadosti o uplatnenie práv spravidla odpovedáme do jedného mesiaca. Ak GDPR umožňuje predĺženie z dôvodu zložitosti alebo počtu žiadostí, o predĺžení vás informujeme v priebehu prvého mesiaca. V prípade potreby môžeme požiadať o primerané informácie na overenie totožnosti.

Sťažnosť môžete podať Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, https://dataprotection.gov.sk/, alebo inému príslušnému dozornému orgánu. Nie je potrebné najskôr kontaktovať nás.

8. Bezpečnosť, automatizované rozhodovanie a rozsah zásad

Používame primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov a prístup obmedzujeme na oprávnené osoby, ktoré údaje potrebujú na svoju prácu. O prijatí na podujatie ani o výbere spíkrov nerozhodujeme výlučne automatizovane spôsobom, ktorý by mal právne alebo podobne významné účinky.

Naše registračné formuláre na podujatia a formuláre pre spíkrov sú určené dospelým osobám vo veku 18 rokov a viac. Budúce aktivity umožňujúce účasť maloletých si vyžiadajú primerané registračné postupy a informácie o ochrane osobných údajov.

Tieto zásady sa vzťahujú na uvedené spracúvanie súvisiace s podujatiami, spíkrami a komunikáciou. Nenahrádzajú samostatné informácie potrebné pre cookies, analytiku, reklamné technológie alebo používateľské účty členov.

9. Zmeny

Tieto zásady môžeme aktualizovať pri zmene našich činností alebo právnych požiadaviek. Zverejníme nové znenie s dátumom aktualizácie a v prípade potreby poskytneme ďalšie oznámenie. Samotná aktualizácia zásad nerozširuje existujúci súhlas na nový účel.

Privacy policy

Last updated: 5 November 2026

1. Who we are

Slovak Game Developers Association, a Slovak civic association, with its registered address at Rudavská 9255/32, 841 06 Bratislava, Slovakia, identification number (IČO) 45791724 (“SGDA”, “we”, “us”), is the controller of the personal data described in this policy.

For questions, privacy requests or withdrawal of consent, contact:

Privacy contact: Maroš Brojo
Email: hello@sgda.sk
Post: Slovak Game Developers Association, Rudavská 9255/32, 841 06 Bratislava, Slovakia

This policy explains how we process personal data when you register for our events, submit a speaker application or speaker form, participate as a speaker, subscribe to our communications, or agree to photography or recording. It applies to the relevant forms on sgda.sk and to Google Forms we use through Google Workspace.

Event-specific privacy information may supplement this policy, including information identifying a co-organiser or explaining a particular reporting requirement. A different organiser may be a separate or joint controller; we will explain the applicable roles before collecting data for that event.

2. Personal data we collect

Depending on the form and your involvement, we may collect:

Your name, email address, company or organisation, job title and telephone number.
Your event registration, speaker application, attendance information and related correspondence.
Speaker information and materials you provide, such as a professional biography, profile photograph, presentation title, abstract or slides.
Your image, voice and presentation as captured in photographs or recordings, where you have agreed to this.
Newsletter subscription preferences and records of consent, withdrawal or unsubscribe requests.
Exceptionally, allergy or other health-related information you choose to provide so that we can consider an event accommodation.
Billing and payment information where needed for a paid event, speaker fee or reimbursement.

We obtain this information primarily from you. If someone registers you or provides your contact details on your behalf, we will provide the relevant privacy information within the applicable GDPR deadline, normally no later than our first communication with you or any earlier disclosure.

Each form identifies the information necessary for its purpose. Optional information is voluntary. Please do not provide sensitive information in general free-text fields or include other people's personal data unless necessary and authorised.

3. Why we use your data and our legal bases

Event registration and participation

We use the information necessary to process your registration, manage attendance and capacity, provide access to an event and send practical event communications. Where this is necessary to enter into or perform our agreement with you, our legal basis is Article 6(1)(b) GDPR. This can also apply to a free event where registration establishes an agreement to provide participation.

Where a contact person acts for a company rather than entering into an agreement personally, we rely on Article 6(1)(f) GDPR to the extent necessary for our legitimate interest in arranging and administering that company's participation. We assess the effect on the individual and limit the data we use accordingly.

Practical messages about an event you registered for are separate from newsletters and invitations to other events.

Speaker applications and arrangements

We use speaker forms to assess proposals at your request, communicate with you, arrange your participation and fulfil our agreement with you. We rely on Article 6(1)(b) GDPR where the processing is necessary for those steps or that agreement. For representatives of corporate contracting parties, we rely on our legitimate interest in managing the speaking arrangement under Article 6(1)(f).

We publish your name, professional affiliation, job title and agreed presentation information where this is an objectively necessary part of the agreed public speaking engagement. We explain this before you agree to participate. Optional profile photographs and optional additional promotional profile information are published with your consent under Article 6(1)(a).

Newsletters and invitations to future events

With your separate consent under Article 6(1)(a) GDPR, we use your email address and, where provided for this purpose, your name to send SGDA news and invitations to future events through Sender.net. Registering for an event or submitting a speaker form does not, by itself, subscribe you to marketing communications.

You can unsubscribe using the link in a marketing email or by contacting hello@sgda.sk. Unsubscribing does not prevent us from sending necessary operational messages about an existing registration or speaking engagement.

Photography and recordings

We obtain your separate consent under Article 6(1)(a) GDPR to take and publish identifiable event photographs for the purposes specified when requesting that consent. For recorded talks, we obtain the speaker's separate agreement to recording and publication. We also obtain permission to capture and use your likeness and voice under the applicable Slovak personality-rights rules.

The stated purposes may include reporting on the specific event, promoting SGDA events and activities, or making a talk available as an educational resource. We provide separate choices for distinct purposes, as reflected in the relevant form.

Depending on your choices, we may publish the relevant material on sgda.sk and SGDA-managed channels on YouTube, X, Facebook, Discord, Instagram and LinkedIn. Any additional event website or publication channel will be identified before consent is requested. Online material may be accessible worldwide, and third parties may copy or share it.

Declining photography or recording consent does not prevent you from attending an event or, where recording is optional, from speaking. Attendance alone is not consent. We use practical arrangements to help photographers and recording teams respect your choice. Please contact our event team if you need assistance. Audience questions or contributions that identify an audience member will not be included in a published recording without the necessary permission.

Privacy consent does not replace the separate copyright licence needed for a presentation, slides or other protected material. Any such licence is agreed separately with the speaker.

Allergies and health-related accommodations

Exceptionally, we may ask whether you wish to provide allergy or other health-related information for a specific event accommodation. We collect this only with your explicit consent under Articles 6(1)(a) and 9(2)(a) GDPR. We use only the minimum information necessary and explain any necessary disclosure to a venue or catering provider before collecting it.

Providing this information is optional. If you decline or withdraw consent, we may be unable to arrange the requested accommodation, but this does not automatically cancel your registration. Please avoid providing diagnoses or unrelated medical details.

Legal obligations, reporting and legal claims

We process relevant billing, accounting and other records where required by applicable law, including the Slovak Accounting Act, relying on Article 6(1)(c) GDPR.

We may retain limited information needed to establish, exercise or defend legal claims under Article 6(1)(f). Our legitimate interest is protecting SGDA's and affected individuals' legal rights.

Where an event requires an attendance list or other identifiable report for a funding body, we explain the recipient, required information, purpose, retention and actual legal basis in the event-specific notice. A funding contract does not automatically create a statutory obligation to disclose participants' personal data. We use anonymous or aggregated reporting where identifiable information is unnecessary.

4. Who receives your data

Access is limited to people and organisations that need the information for the relevant purpose. Recipients may include:

Authorised SGDA staff, event coordinators and contractors.
Google, providing Google Workspace, Google Forms and associated storage and communication services.
Websupport s. r. o., providing hosting for sgda.sk.
UAB Sender.lt, providing the Sender.net newsletter service.
Photographers, recording teams, technical suppliers, venues and catering providers, only to the extent needed for the service and with an appropriate legal basis.
Event co-organisers and funding bodies where a necessary disclosure is explained in the event-specific notice and supported by an appropriate legal basis.
Accounting, legal and other professional advisers, and competent authorities where disclosure is necessary and lawful.
The public and relevant platform operators when you agree to publication of photographs, profiles or recordings.

Service providers acting as our processors must process data under appropriate data-processing terms. Some recipients, including social platforms and certain event partners, act as independent controllers for their own processing. Their own privacy notices also apply.

We do not treat event registration as permission to give sponsors a marketing contact list. Any disclosure to a sponsor for its own marketing requires a separate, informed choice identifying that sponsor and its intended use, unless another lawful basis has been specifically established and explained beforehand.

5. International processing

Using international providers and publication platforms may involve processing outside the European Economic Area, including in the United States. We do not assume that all data remains in the EU merely because we use an EU-based account or supplier.

For transfers for which we are responsible, the applicable safeguards depend on the recipient and service. These may include a European Commission adequacy decision, where applicable to the recipient and transfer, or the European Commission's Standard Contractual Clauses together with any necessary supplementary measures. You can contact hello@sgda.sk for details of the safeguard applicable to a particular transfer and how to obtain a copy, subject to necessary redactions.

Google's information is available at https://policies.google.com/privacy and https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum/. Sender's information is available at https://www.sender.net/privacy-policy/. Websupport's information is available at https://www.websupport.sk/sukromie/.

6. How long we retain information

We use the following periods or criteria, subject to earlier deletion where required:

Information	Retention period or criterion
Routine participant registration details and operational correspondence	Up to 12 months after the event, then deleted or anonymised unless a specific exception below applies.
Unsuccessful speaker applications	Up to 12 months after the selection process ends. Longer retention for future opportunities requires a separate choice.
Successful speaker arrangements	For the engagement, followed by retention of only the records necessary for applicable legal obligations or legal claims. Unnecessary operational details are removed within 12 months after the event.
Newsletter subscriber details	While the SGDA subscription service continues and your consent remains valid, unless the data becomes unnecessary or inaccurate. We review the list at least annually and remove contacts that no longer serve the subscription purpose.
Selected published event photographs, optional speaker profiles and talk recordings	While the specific event-reporting, SGDA-promotion or educational-publication purpose for which permission was given continues, and the applicable consent and permissions remain valid. There is no fixed end date, but we assess necessity and continued relevance at least annually and remove material that is no longer needed. Withdrawal of consent ends processing based on that consent.
Unselected photographs and unused recording material	Up to 12 months after the event, unless needed to produce an agreed publication or resolve a specific issue; any extension is documented and limited to that need.
Allergy or health-related accommodation information	Until the accommodation is completed, and no later than 30 days after the event, unless a specific legal requirement applies.
Accounting documents subject to statutory retention	Generally 10 years following the year to which the documents relate, or another period required by the applicable law. This does not justify retaining entire registration forms.
Evidence of consent and minimal unsubscribe/suppression records	While needed to demonstrate compliance, respect your opt-out and address claims within the applicable limitation periods. These records are restricted and are not used to continue marketing.
Records necessary for a specific claim or mandatory funding report	Until the applicable limitation, reporting or audit period expires, or the relevant proceedings are finally resolved, as applicable. Only the necessary records are retained. Event-specific reporting periods are explained separately.

Routine registration details are not kept indefinitely merely because a selected event photograph or recording remains published. Truly anonymous statistics may be retained without a personal-data retention limit.

Deleted information may remain temporarily in restricted backup systems until the applicable backup deletion cycle completes. If a backup is restored, relevant deletion instructions are reapplied.

7. Your choices and rights

Subject to the conditions in the GDPR, you may request access to your personal data, correction, erasure, restriction of processing and data portability. Portability applies where the processing is automated and based on your consent or a contract.

You may object, on grounds relating to your situation, to processing based on legitimate interests. You may object to direct marketing at any time, without giving a reason.

Where processing is based on consent, you may withdraw it at any time by emailing hello@sgda.sk or using an available withdrawal or unsubscribe mechanism. Withdrawal does not affect processing lawfully carried out before withdrawal. We do not retrospectively replace withdrawn consent with another legal basis simply to continue the same processing.

For published photographs or recordings, please identify the material or provide a link where possible. We will stop the consent-based use and remove material from channels we control without undue delay, and take other steps required by law. We cannot guarantee recall of printed material already distributed or deletion of every independent third-party copy; this does not limit our applicable GDPR obligations.

We normally respond to rights requests within one month. Where the GDPR allows an extension because of complexity or the number of requests, we will explain the extension within that first month. We may ask for proportionate information to verify your identity where necessary.

You may complain to the Office for Personal Data Protection of the Slovak Republic (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky), https://dataprotection.gov.sk/, or another competent supervisory authority. You do not have to contact us first.

8. Security, automated decisions and scope

We use appropriate technical and organisational measures to protect personal data and limit access to authorised people who need it for their work. We do not make decisions about event admission or speaker selection based solely on automated processing that produces legal or similarly significant effects.

Our event registration and speaker forms are intended for adults aged 18 or over. A future activity accepting minors will require suitable registration arrangements and privacy information.

This policy covers the event, speaker and communications processing described above. It does not replace any separate information needed for website cookies, analytics, advertising technologies or member accounts.

9. Changes

We may update this policy when our activities or legal requirements change. We will publish the revised version with its update date and provide additional notice where required. A policy update does not, by itself, extend an existing consent to a new purpose.